Técnica dos 5S da organização

Para manter as dinâmicas da Polvo sempre fluindo e evoluindo, mergulhamos constantemente em conteúdos relacionados à estratégias de organização. 

Afinal, entendemos que uma rotina organizada e disciplinada é essencial não apenas para a gestão das contas de nossos clientes, mas também é fundamental para o bem-estar de cada um de nossos colaboradores. 

Nesta busca por aprender sempre mais e inspirar boas práticas em todos os âmbitos da Polvo, encontramos a técnica dos 5s, uma prática da cultura japonesa que vem inspirando melhorias no nosso dia a dia. 

Também conhecida como os cinco sensos, a técnica dos 5S trazem ideias para organização e otimização de espaços de trabalho, com o objetivo  de aumentar a eficiência, segurança e produtividade. 

São eles: 

1. Seiri (Classificação ou Seleção)

A palavra ‘seiri’, que vem do conceito de uso, nos incentiva a separar o necessário do desnecessário e utilizar apenas o que realmente precisamos.  

Na vida profissional, isso significa eliminar o que não contribui, evitando desperdícios que prejudicam nossa produtividade. 

Essa prática não apenas simplifica nossas tarefas no trabalho, mas também pode ser aplicada em nossa vida pessoal, ajudando-nos a manter o foco no que realmente importa. 

Algumas ações que ajudam a aplicar este princípio na prática: 

• Identificar e separar itens necessários dos desnecessários.
• Eliminar ou descartar itens não utilizados ou obsoletos.
• Organizar os itens restantes de forma lógica e acessível.

2. Seiton (Ordenação ou Arrumação)

A palavra ‘seiton’, derivada do senso de organização, nos lembra da importância de colocar cada coisa em seu lugar. Ou seja, arrumar suas principais ferramentas de trabalho de uma forma que você sempre saiba onde elas estão. 

Essa prática não só ajuda a encontrar rapidamente o que precisamos, economizando tempo, mas também reduz a probabilidade de atrasos e contratempos.

Algumas ações que ajudam a aplicar este princípio na prática: 

• Definir um local para cada item, com base em sua frequência de uso e importância.
• Rotular e sinalizar áreas de armazenamento para identificação rápida.
• Manter os itens organizados e limpos, evitando desordem e confusão.

Aliás, falando em limpeza… 

3. Seiso (Limpeza)

Não tem como falar em organização, sem falar em limpeza. E por isso ela marca presença aqui no terceiro dos 5S. 

 Nas técnica dos 5S, a palavra ‘seiso’ vem do senso de limpeza e traz esse reforço para a necessidade de manter seu ambiente, além de organizado, limpo. 

Além de tornar o ambiente mais agradável visualmente, a prática de limpeza promove uma sensação de frescor e renovação, elevando não apenas o aspecto físico do local, mas também nosso ânimo e disposição.  

Algumas ações que ajudam a aplicar este princípio na prática: 

• Crie suas próprias rotinas de limpeza.
• Não deixe o lixo acumular, principalmente se você mora em um apartamento.
  

Leia também:

Escritório Digital: Como nós mantemos a equipe unida e produtiva – e sem sobrecarregar a agenda de reuniões

4. Seiketsu (Padronização)

O quarto “S”, Seiketsu, envolve a padronização e a criação de normas e procedimentos claros para manter os três primeiros “S” (Seiri, Seiton, Seiso) consistentemente. Essa prática busca garantir, portanto, a manutenção dos bons hábitos mencionados nos itens anteriores. 

Algumas ações que ajudam a aplicar este princípio na prática: 

• Desenvolver e implementar procedimentos padronizados para classificação, ordenação e limpeza.
• No contexto de um escritório físico, também é fundamental treinar e educar os funcionários sobre os padrões e práticas estabelecidos. Para um contexto de home office, a estratégia é envolver todos os moradores da casa nesta cultura! 
• Monitorar e revisar regularmente as práticas para garantir a conformidade e eficácia.
  

5. Shitsuke, a disciplina na Técnica dos 5S (Disciplina)

Já o quinto e último “S”, ‘shitsuke’, traz o senso de que todos os envolvidos em um ambiente podem colaborar para tornar qualquer organização mais eficiente e dinâmica, tendo a disciplina como base.

Para a aplicação do quinto “S”, é necessário o engajamento ativo de todos os envolvidos para a manutenção de padrões. Isso não apenas abre espaço para melhorias, mas também incentiva a participação de todos na busca por excelência. 

Algumas ações que ajudam a aplicar este princípio na prática: 

• Incentivar a autodisciplina
• Incentivar a participação ativa e o comprometimento com os princípios dos 5S.
• Reconhecer e recompensar os esforços e contribuições para a manutenção e melhoria contínua.

Espero que este conteúdo tenha inspirado boas práticas e novos hábitos, seja no seu home office, ou no contexto de escritório físico. 

Afinal, a aplicação destas práticas melhoram consideravelmente a produtividade, a segurança e a qualidade do que fazemos, contribuindo para o sucesso e o crescimento sustentável do negócio.