O Scrum é uma metodologia de trabalho criada pelo norte-americano Jeff Sutherland para potencializar o trabalho da equipe de projetos e controlar a evolução de produtos de forma eficaz, sempre com atenção na qualidade e nos prazos. Inicialmente, ela foi pensada para o desenvolvimento de sistemas, mas vem se provando eficiente para qualquer atividade. Esse método permite que a produtividade seja maior em um intervalo de tempo menor.

A Polvo, agência que atua em marketing digital e desenvolvimento, é uma das únicas no país a aplicar essa metodologia, que vem trazendo ótimos resultados.

Veja como o scrum funciona na agência:

Ao invés do processo setorizado, mais comum em agências, são formadas equipes multidisciplinares com profissionais especialistas em conteúdo, design e performance para entregar resultados reais com excelência e agilidade. Essas equipes são chamadas de “Squads” e geralmente seguem um modelo no qual cada especialista fica responsável por um segmento específico:

• Líder técnico: Responsável pela performance de todo o time
• Redator: Responsável pela produção de conteúdos
• Designer: Responsável por layouts
• Web Analytics: Análise de métricas e insights para otimizações variadas
• Analista de Social Ads e Google Adwords: Criação de campanhas
• Relacionamento e Sucesso do Cliente: Acompanhamento de prazos e documentação de processos

Nessa forma de trabalhar, as atividades são separadas em Sprints, que são os ciclos de desenvolvimento. O tempo de cada Sprint depende do projeto, mas sua principal característica é a curta duração, o que faz do Scrum uma metodologia ágil. O resultado deve ser a entrega de um trabalho positivo para o cliente.

Durante o Sprint, há reuniões diárias de 15 minutos, em que todos ficam em pé para falar sobre as atividades desempenhadas no dia, e o que vem na sequência. Com isso, garantimos que todos os envolvidos no projeto tenham conhecimento dos jobs realizados e saibam quais são as próximas tarefas a serem feitas. Isso nos ajuda a antecipar soluções e garantir o fluxo das ações planejadas para cada cliente. Essa, inclusive, é uma das adaptações que fizemos na metodologia “original”. Ao realizar as reuniões diárias, percebemos que a pré-organização do dia seguinte colabora com a produtividade de todo o time.

Quais são as diferenças detectadas neste processo?

A principal diferença entre o modelo Scrum e a metodologia tradicional em agências, está na formação de uma equipe multidisciplinar para cada cliente, incentivando a troca de ideias entre profissionais de habilidades diferentes, que se reúnem periodicamente para pensar em estratégias completas e articuladas para cada um.

Por exemplo, no modelo tradicional de agências, é comum que apenas a figura responsável pelo atendimento fique em contato com o cliente. Então, quando o cliente tem um dúvida técnica, o atendimento pergunta para alguém da equipe e interpreta a resposta para o cliente – o que torna o processo menos ágil.

Com o método Scrum, todas as pessoas envolvidas com as atividades do cliente são responsáveis pelos resultados conquistados. Além de ser muito eficaz na entrega de resultados, o método permite ver as metas dos clientes de maneira mais global e criar ações diferenciadas para conquistá-los.

Quais as ferramentas utilizadas?

As ferramentas utilizadas que otimizam o trabalho são a formação de Squads, reuniões de Sprints e reuniões diárias de follow. As ações definidas nos Sprints entram em um cronograma de atividades, com entregas periódicas e atribuídas a cada profissional do time.

O líder técnico e o profissional de relacionamento com o cliente têm a responsabilidade de acompanhar a entrega de cada atividade. No caso da Polvo, os encontros são, geralmente, a cada quinze dias. No primeiro encontro do mês, são definidas as estratégias e, no segundo encontro, o time se reúne para avaliar a performance das ações e fazer os ajustes necessários para alcançar os resultados.

Enquanto no processo setorizado cada um se responsabiliza individualmente pelas suas entregas, sem um envolvimento real com os resultados que aquele trabalho terá para o cliente, no Scrum, com a equipe envolvida, todos do time acompanham o andamento dos resultados e têm total liberdade para expor suas ideias, sugerir ações no trabalho do grupo. Afinal, a entrega passa a não ser mais individual, mas sim do grupo como um todo.

E aí, gostou? Que tal testar a metodologia Scrum com a equipe da Polvo?

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